Ajanhallintametodit tekevät työnteostasi tehokkaampaa – esittelyssä neljä tapaa työpäivän rytmittämiseen

Harhaileeko ajatus? Kun työpäivä täyttyy tulipalojen sammuttelusta, ei ajattelu rauhoitu keskittymistä vaativiin tehtäviin sormia napsauttamalla. Jos tehtävälista on pullollaan ja pään sisällä myllertää, tehokkuus saattaa kärsiä.

Vaikka kiireelliset hommat kiilaavat prioriteettijärjestyksessä ykköseksi, on työpäivistä tärkeää varata aikaa myös isoille projekteille, ajattelulle ja intensiiviselle yksilötyölle. Ajanhallinnan lisäksi työn tehokkuutta voi parantaa erilaisilla työkaluilla. 

Tutustuimme neljään suosittuun työkaluun, jotka auttavat fokuksen säilyttämisessä ja työpäiviä rytmittävän rakenteen luomisessa.

10 minuutin sääntö – kun suuriin työtehtäviin on vaikea tarttua

Ensimmäinen sääntö soveltuu etenkin multitaskaajille ja meneville työntekijöille – sekä aamuvirkuille. Keskity työpäivän aluksi kymmenen minuuttia siihen tehtävään, joka on ensimmäisenä mielen päällä ja täytyisi saada alkuun. Joskus aika tuntuu loputtoman pitkältä, toisinaan hommaa innostuu jatkamaan pidempään. Vaikeinakin aamuina yhden tärkeän homman on saanut kuitenkin aloitettua.

Tärkeintä säännössä on sijoittaa 10-minuuttinen keskittymishetki heti päivän alkuun. Älä siis katso vielä to do -listaa tai avaa sähköpostia – keskity hommaan, joka on mielen päällä juuri tänään. 

Pomodoro-tekniikka – kun haluat työskennellä tehokkaasti

Pomodoro auttaa ajanhallinnassa ja parantaa tehokkuutta. Se sopii työkaluksi silloin, kun työtehtävien lista ja prioriteetit ovat jo hallinnassa.

Pomodoro-menetelmässä keskitytään valittuun työtehtävään 25 minuuttia keskeytyksettä, jonka jälkeen työstä pidetään 5 minuutin tauko. Neljän 25 minuutin työrupeaman jälkeen pidetään pidempi lepohetki, kuten kahvipaussi tai ruokatauko.

Pomodoro-tekniikka vaatii aluksi kurinalaisuutta, sillä työtä ei saa keskeyttää: sulje siis ylimääräiset välilehdet ja laita puhelin äänettömälle. Työjaksojen ja lepotaukojen ajastamisessa voit käyttää apunasi herätyskelloa tai ilmaisia ajastimia.

Tehdyt 25 minuutin työrupeamat voi halutessaan listata ja nimetä tehdyn homman mukaan. Kun päivän aikana tehdyt työt ovat edessä selkeänä listana, työ tuntuu tehokkaalta ja motivoivammalta. Tekniikan voi aluksi ottaa käyttöön esimerkiksi isompiin tai keskittymistä vaativiin tehtäviin.

1-3-5-menetelmä – tukea työtehtävien priorisointiin

Jos tehtävälistasi täyttyy kiireellisistä pikkutehtävistä, vaatii ohjien ottaminen priorisointikykyä. 1-3-5-menetelmä on monipuolinen työkalu päivän tehtävien hallintaan. 

Päivän aluksi tehtävälistalle valitaan aina yksi suuri ja tärkeä työtehtävä, kolme keskikokoista ja viisi pientä työtä. Nämä työt täytyy saada päivän aikana tehdyksi.

Jos pikkutehtäviä on enemmän kuin viisi, täytyy osa delegoida muille tai myöhemmälle. Seuraavaksi päivä aikataulutetaan siten, että tehokkaimmat tunnit varataan suurelle tehtävälle. Menetelmän avulla saat joka päivä edistettyä ainakin yhtä suurempaa, ja usein pitkällä aikavälillä merkittävintä projektia. Kun tärkeät projektit edistyvät, työstä on helppo innostua.

Voit hyvin yhdistää työkalun esimerkiksi Pomodoro-menetelmään: varaa päivästäsi aikaa neljän Pomodoron tekemiseen ykköshomman parissa.

Eisenhower-matriisi – kun työtehtävien merkityksellisyyttä halutaan arvioida perin pohjin

Eisenhower-matriisi perustuu työtehtävien priorisointiin ja merkityksen arviointiin. Matriisissa kaikki työtehtävät jaotellaan päivän tai viikon aluksi neljään eri kategoriaan:

Matriisista voi olla apua esimerkiksi silloin, jos to do -lista tuntuu täyttyvän epäolennaisista tehtävistä tai tapanasi on haalia työtehtäviä myös muilta. Lokeroimalla tehtäviä opit poimimaan joukosta aidosti tärkeät työt – ja poistamaan turhat.

Kun tehtävät on jaoteltu matriisiin, on aika valita mihin hommiin panostetaan. Ykköskategorian tehtävien tulisi viedä eniten aikaasi: tärkeät ja kiireelliset hoidetaan usein aivan aluksi. On kuitenkin tärkeää, että varaat päivistäsi aikaa myös 2. kategorian tehtäville: nämä ovat pitkällä tähtäimellä merkityksellisimpiä tehtäviä. Viimeisen kategorian tehtäviin ei tulisi käyttää aikaa ollenkaan.

Kun keskittymisen työkalut ovat kunnossa, voit panostaa ulkoiseen työrauhaan

Jotta työnteko tehostuu, voivat sekä työmetodit että työympäristö kaivata pientä päivitystä. Vaikka tehokaan työnteon metodit olisivatkin hallussa, ei ajattelua vaativa työ onnistu, mikäli melu ja visuaaliset ärsykkeet keskeyttävät työrauhan jatkuvasti. Työympäristön tulee siis mahdollistaa häiriötön keskittyminen. Vetäytymistilat luovat toimistoon erilaisia tarpeita tukevia alueita ja tuovat työrauhan suureenkin avotilaan.