Toimiston pelisäännöt kuntoon – helppo keino lisätä työtehoa ja viihtyvyyttä

– Avokonttorissa on tärkeetä, näissä puheluissa, että otetaan muut työntekijät huomioon, Jarno Kukkonen toteaa alla olevalla videolla. Pian tämän jälkeen hän vastaa puhelimeensa tavalla, jolla todella huolehtii jokaisen kollegansa varmasti kuulevan jokaisen sanan hänen puhelustaan.

Jarno Kukkonen on Kummelista tutun Timo Kahilaisen esittämä sketsihahmo ja kohtaus Nelosen Gaala-viihdeohjelmasta. Tilanne itsessään on kuitenkin komediallisesta luonteestaan huolimatta tunnistettava ote avokonttoriarjesta.

Moni toimistotyöläinen kykenee helposti samaistumaan Jarno Kukkosen työtovereihin – ja tämä osuvuus tekee sketsistä vielä hauskemman. Monelta työpaikalta löytyy äänekkäästi puhelimeen puhuvia henkilöitä – ja vaikka he eivät kävelisikään jarnokukkosina ympäri toimitilaa puheluita puhuessaan, riittää jo pelkkä avotilassa puhelimeen vastaaminen ja keskustelun jatkaminen kohti vetäytymistilaa käveltäessä häiritsemään työtovereiden keskittymistä.

Keskeytykset syövät työtehoa jopa kuukauden vuodessa – per työntekijä!

Keskittymisen palautuminen keskeytystä edeltäneelle tasolle vie noin 15 minuuttia. Eivätkä puhelinkeskustelut ole ainoita työympäristön potentiaalisia keskittymishäiriköitä – yhtä lailla tulostimen ääni, eväspapereiden rapina, voimakkaat tuoksut tai kollegoiden liikkuminen ympäröivässä tilassa voivat herpaannuttaa fokuksen. Häiriötekijöiden kokeminen on myös subjektiivista; eri ihmiset kokevat saman ympäristön ja sen olosuhteet eri tavoin.

Yhtä kaikki: jos työympäristössä ei pysty keskittymään ja työntekijöiden ajatukset harhailevat, sillä on suora vaikutus heidän tehokkuuteensa ja sitä kautta työnteon tuottavuuteen.

Ja keskeytyksiä avokonttoreissa tulee keskimäärin 36 minuuttia päivässä per työntekijä. Se tekee kolme tuntia viikossa, 12 tuntia kuukaudessa.

Lähes kuukauden vuodessa. Per työntekijä.

Työympäristö kuntoon, Jarno Kukkonen

Työympäristön toimivuuden keskeinen edellytys on, että työtilat on suunniteltu työntekijöiden tarpeita ja toimenkuvia palveleviksi ja niiden erityistarpeet huomioiden. Akustiikka on tässä kokonaisuudessa yksi tärkeä tekijä, kuten myös esimerkiksi työpisteiden sijoittelu, visuaalisten häiriötekijöiden minimointi sekä yhteisesti sovitut toimintatavat.

Lisäksi on osattava tunnistaa ja tunnustaa, etteivät avoimet työympäristöt sovellu kaikkiin työtehtäviin, kuten rikkumatonta keskittymistä vaativaan asiantuntijatyöhön tai tehtäviin, joiden käsittelyssä edellytetään yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta.

Jarno Kukkonen työtovereineen kuitenkin työskentelee avokonttorissa, joten jos se olisi ”oikea” työpaikka, olisi sen varmaankin todettu työyhteisön toimintaan soveltuvan.

Tällöin korostuu yhteisten toimintatapojen sopimisen ja noudattamisen tärkeys.

Simppelit toimiston pelisäännöt, joiden mukaan kaikki osaavat pelata

Parhaat säännöt ovat yksinkertaisia – loogisia ja niitä noudattamaan kutsuvia. Helpompia sisäistää, kuin esimerkiksi joukkuepelien paitsiosäännöt tai monikaistaisessa liikenneympyrässä ajaminen.

Mitä monimutkaisempia säännöt ovat, sitä helpommin niitä aletaan kiireen nimissä kiertämään.

Toimiston pelisäännöt on kuitenkin onneksi helppo pitää simppeleinä lähtemällä liikkeelle esimerkiksi tästä rungosta:

• sermien yli ei saa jutustella, vaan keskustelua varten mennään kollegan luokse – ja paria sanaa pidempiä neuvonpitoja varten siirrytään vetäytymistilaan
• puhelimet (ja myös muut laitteet) pidetään äänettöminä, ja työpisteestä poistuttaessa puhelin otetaan mukaan, jottei se jää vahingossa värisemään työpöydälle
• puheluita varten mennään puhelinkoppiin aina, kun suinkin mahdollista
• puhelinkoppeja ja vetäytymistiloja ei voi varata; tällä varmistetaan, että ne ovat aina niitä tarvitsevien vapaasti käytettävissä (huolehdittava, että tiloja on tarjolla riittävästi).

Lisäksi, mikäli toimitilassa ei ole tarjolla monitilatoimistolle tyypillistä hiljaisen työn tilaa, voidaan työyhteisön kesken sopia tiettyjen päivittäisten kellonaikojen pyhittämisestä hiljaisiksi tunneiksi. Tällöin jokainen voi keskittyä omaan tekemiseensä vailla pelkoa häirityksi tulemisesta.