Tietosuojaseloste
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva siitä, mitä ja millä perusteella henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään Module Solutions Oy:ssä.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Module Solutions Oy:n (jäljempänä ”Module Solutions” tai ”Module”) tarjoamiin tuotteisiin, valmistus- ja asennuspalveluihin sekä muihin palveluihin niin toimistossa, urakkakohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita Module Solutionsin tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.
Module Solutions käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja näiden periaatteiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme lukemaan tietosuojaselosteen huolellisesti.
1
HENKILÖTIEDOT
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja. Module noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
2
REKISTERINPITÄJÄ
Rekisterinpitäjä: Module Solutions Oy
Osoite: Hämeentie 133, 00560 Helsinki
Yhteyshenkilö: Jaakko Kuisma
Sähköposti: jaakko.kuisma@modulesolutions.fi
3
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:
- Modulen tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen
- palveluiden ja tuotteiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
- liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
- palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
- markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
- lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten työturvallisuuslain ja kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
- riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
- Modulen kiinteistöjen, kohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Modulen ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Modulen tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Modulen oikeutettuun etuun
Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai asiakassuhteeseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus tai kieltää henkilötietojen käyttäminen sähköistä suoramarkkinointia varten.
4
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT JA TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
Henkilötietoryhmä ja esimerkkejä tietosisällöstä
Yhteystiedot:
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.
Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot:
Tiedot Modulen ja rekisteröidyn tai Modulen ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot.
Muu liiketoimintaan liittyvä materiaali:
Muu liiketoiminnan hoitamiseen liittyvä materiaali, joka sisältää rekisteröidyn henkilötietoja.
Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Modulen palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Modulen ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Modulen palveluiden tuottamiseksi.
5
TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä mm. sivustoillamme olevien lomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä, viranomaisten pitämistä rekistereistä ja muista luotettavista rekistereistä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Esimerkiksi Modulen alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit toimittavat Modulen rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.
Module hyödyntää myös Salesforcen ja Google Analyticsin analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja.
6
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Module säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei Module tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Modulen suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.
Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
7
HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT JA VASTAANOTTAJAT
Module voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Modulelle IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Module varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille sekä Modulen sopimuskumppaneille.
Module voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Module voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Module on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Module on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
8
HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄSITTELYN TURVALLISUUS
Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Module käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Module voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin Module varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
10
REKISTERÖITYJEN OIKEUDET JA OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Module poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Module rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteessä mainitulle tietosuojavastaavalle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Module voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden johdosta.
11
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735
12
MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Module voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.
Tietosuojaseloste on päivitetty 31.12.2025.