ONNISTU MONITILATOIMISTON SUUNNITTELUSSA

1. Monitilatoimisto modernin ja joustavan työnteon tukena
2. Mitä eroa on avotoimistolla ja monitilatoimistolla?
3. Kuinka monitilatoimistoon siirtyminen kannattaa toteuttaa
4. Vinkit monitilatoimiston suunnitteluun
5. Lataa maksuton vetäytymistilojen sijoitteluopas

1. Monitilatoimisto modernin ja joustavan työnteon tukena

Vanhanaikaiset ennakkoluulot etätyöstä ja liikkuvasta työnteosta ovat murtuneet. Nyt tiedetään, että työtä kannattaa tehdä siellä, missä tekeminen on helpointa ja tehokkainta.

Kiitos digitaalisten ratkaisujen, yhä useamman toimistoduunarin työskentely on nykyään mahdollista ajasta ja paikasta riippumattomasti. Modernissa työelämässä ei mitata työpaikalla vietettyä aikaa, vaan tulosta.

Usein joustavuus parantaa työn tehokkuutta. Etätyömahdollisuuksien myötä työmatkoihin kuluvaa aikaa säästyy työntekoon tai virkistävään vapaa-aikaan. Sama pätee esimerkiksi palavereihin: kahden tunnin kokous vie kaksi tuntia aikaa vain silloin, kun tilaisuus järjestetään etänä. Fyysisesti paikan päälle saapuminen varastaa jokaisen osallistujan päivästä lisäaikaa, joka on pois muulta työnteolta.

Harva työskentelee tehokkaasti yhdessä paikassa päivästä ja tunnista toiseen. Joustavan työskentelyn edellytyksenä on luottamus työntekijöihin ja siihen, että jokainen yksilö tuntee omat työtapansa itse parhaiten. Samaan aikaan yhteys kollegoihin halutaan säilyttää ja yhdessä tekemiseen kannustetaan aiempaa enemmän. Modernissa työelämässä kommunikaation merkitys kirkastuu monelle vasta käytännön kokemuksien kautta.

Monitilatoimisto on työympäristö, joka tarjoaa mahdollisuuden vaihtaa työtapaa ja -paikkaa tarpeen mukaan. Työympäristön muutos avotoimistosta monitilatoimistoksi vaatii rinnalleen usein myös työkulttuurin muutosta. Kun tilan käyttäjät ovat mukana prosessissa alusta alkaen, voidaan toimitilan muutosta avokonttorista monitilatoimistoksi käyttää jopa askeleena kohti suurempia työkulttuurin muutoksia.

2. Mitä eroa on avotoimistolla ja monitilatoimistolla?

• Työpisteet: Monitilatoimiston työtekijöillä ei ole omia, nimettyjä työpisteitä. Työpistettä vaihdetaan työtehtävän luonteen mukaan: kirjoitustehtävät hoidetaan hiljaisessa huoneessa ja yhteiset ideointihetket keskustelun sallivilla alueilla. Työntekijällä voi olla päivän aikana käytössä monta eri työpistettä. Usein päivän rutiininomaiset työt hoidetaan avoimessa työtilassa, ja palavereja ja keskittymistä vaativia työtehtäviä varten siirrytään vetäytymistiloihin, neuvotteluhuoneisiin tai hiljaisiin tiloihin.

• Työrauha: Avotoimistojen suurin haaste on työrauhan puute. Monitilatoimistosta löytyy keskittymiselle suunniteltuja tiloja. Usein monitilatoimistoon luodaan hiljainen alue, jolla keskustelu on kiellettyä ja puhelimet pidetään äänettömällä. Työntekijöiden käytettävissä tulee olla riittävä määrä vetäytymistiloja, kuten puhelinkoppeja ja neuvotteluhuoneita, joihin muita häiritsevät työtehtävät voidaan tarvittaessa siirtää vikkelästi. Lisäksi toimistoon tarvitaan selkeitä sääntöjä ja ohjeita eri tilojen käyttöön.

• Vuorovaikutus: Monitilatoimisto on tilaratkaisu, joka kannustaa kommunikaatioon ja yhteistyöhön niille varatuilla alueilla. Avoimilla ja ryhmätyölle tarkoitetuilla työskentelyalueilla saa puhuaja liikkua vapaasti. Yhteisessä työympäristössä sääntöjä tarvitaan myös vuorovaikutuksen alueelle: työntekijöiden tulee selkeästi viestiä siitä, jos he eivät ole käytettävissä. Tähän voidaan ohjata erilaisilla alueilla tai säännöillä. Usein avoimilla alueilla puhuminen on sallittua, mutta puhelinkeskusteluille, etätapaamisille ja pikapalavereille löytyy tilan yhteydestä myös vetäytymistiloja. Työpisteen vaihtaminen ja liikkuva työ synnyttää myös satunnaisia kohtaamisia, jotka mahdollistavat tiedonvaihdon ja ideoinnin normaalisti eri osastoilla työskentelevien työntekijöiden kesken.

• Palaverit: Monitilatoimistossa työntekijöiden ei tarvitse aina varata huonetta etukäteen ja sulkeutua erilliseen neuvottelutilaan: materiaalit ja tilat yhteiseen työhön löytyvät helposti ympäri toimistoa. Palaverien järjestäminen monitilatoimistossa on joustavampaa ja keskustelulle on helppo löytää aika ja paikka. Toimistossa on ryhmätyölle tarkoitettuja alueita, joilta löytyy tarvikkeet yhdessä työskentelyyn. Useamman hengen keskustelut voidaan tarvittaessa siirtää myös vetäytymistilaan.

• Luottamuksellisuus: Luottamuksellisille keskusteluille tai puheluille on avotoimistossa haastava löytää paikkaa. Erilaiset sermit toimivat hyvin tilanjakajina, mutta eivät tarjoa yksityisyyttä. Moni puhuu puhelimeen tai pitää videopalaveria häiriten muita, vaikka sermi toimii ainoastaan näköesteenä – ei äänieristeenä. Huolellisesti suunnitellussa monitilatoimistossa on riittävästi äänieristettyjä vetäytymistiloja, joissa luottamukselliset keskustelut voidaan tarvittaessa käydä. Lisäksi eriytyistä luottamuksellisuutta ja tietosuojaa vaativat toimenkuvat, kuten valtaosa taloushallinnon tehtävistä, tarvitsevat yksityisiä tiloja.

• Tehokkuus: Kun keskittyminen ei häiriinny jatkuvasti, työn tehokkuus kasvaa. Tutkimusten mukaan avokonttorista monitilatoimistoon siirtyvät työntekijät kokevat työtehon kasvavan merkittävästi, jopa kymmenillä prosenteilla. Ajankäyttö tehostuu ja tulokset ovat laadukkaampia, kun työnteko on keskeytyksetöntä ja työympäristö mielekäs.

3. Kuinka monitilatoimistoon siirtyminen kannattaa toteuttaa?

1. Määrittele ajurit ja tavoitteet monitilatoimistoon siirtymiselle.

Mitä ongelmia monitilatoimistomaiseen ympäristöön siirtymisellä halutaan ratkaista? Onko haasteena keskittymisrauhan puute, vai luovien, keskustelua sallivien tilojen tarve? Entä millaisia tavoitteita muutoksella halutaan saavuttaa?

2. Muodosta tilatiimi.

Osallista tilan käyttäjät mukaan heti alkuvaiheessa. Muutosta aikaansaavassa tiimissä on hyvä olla mukana sekä päivittäin tilaa käyttäviä työntekijöitä että liikkuvia henkilöitä, joiden keskiverrosta työpäivästä vain osa ajasta vietetään toimistolla. Tiimin muodostaminen käynnistää muutosjohtamisen: kun tilan käyttäjille tarjotaan mahdollisuus osallistua jo suunnitteluvaiheessa, muutosvastarinta vähenee.

3. Kuka tilaa käyttää ja millä tavalla?

Tilatiimin tehtävänä on profiloida tilan käyttäjiä ja tunnistaa tapoja käyttää toimistotilaa. Tiimi määrittelee yhdessä tekemisen tapoja, joita monitilatoimistossa tuetaan. Jokainen monitilatoimisto on erilainen, ja siksi esimerkiksi hiljaisten tilojen, vetäytymistilojen ja neuvotteluhuoneiden määrä vaihtelee.

Samalla määritellään millaista vuorovaikutusta tilalla halutaan tukea. Esimerkiksi erilaisten työskentelyalueiden koko kertoo paljon siitä, kannustaako työympäristö ensisijaisesti keskusteluun vai tehokkaaseen yksilötyöhön. Kartoituksessa on tärkeää huomioida myös virtuaalinen työympäristö ja kehittää sitä fyysisen työympäristön rinnalla.

4. Huomioi organisaation kulttuuri työympäristön kehitystyössä.

Työympäristö kertoo paljon yrityksestä ja kulttuurista. Kulttuuri ja työympäristö kehittyvät usein rinta rinnan. Millaista kulttuuria nykyiset työtilat ilmentävät, ja millaista tarinaa monitilatoimistolla halutaan kertoa? Mitä seikkoja työntekijät arvostavat fyysisessä ympäristössä? Kuinka monitilatoimisto voi tukea työkulttuurin kehitystä haluttuun suuntaan?

5. Viesti ja osallista.

Mitä paremmin muutoksesta viestitään tilan käyttäjille, sitä sujuvammin uuden tilan käyttöönotto sujuu. Tilan käyttäjille on hyvä antaa mahdollisuus kommentoida uusia suunnitelmia ja esimerkiksi testata vetäytymistiloja etukäteen.

Uudistunut työympäristö otetaan käyttöön sääntöjen ja ohjeiden kera. Monitilatoimisto toimii optimaalisesti vain silloin, kun kaikki ymmärtävät eri tilojen tarkoitukset ja ohjaavat aktiivisesti omaa työtään.

Tilaa tulee muovata jatkuvasti tarpeiden mukaan. Muista siis kerätä palautetta ja kehitysehdotuksia jatkuvasti.

4. Vinkit monitilatoimiston suunnitteluun

• Sermit ja tilanjakajat – Sermien avulla tilaan voidaan luoda visuaalisesti rauhallisia alueita ja poistaa näköärsykkeitä. Muuntojoustavat järjestelmäseinät ovat puolestaan ratkaisu, kun tilaan halutaan ääntä eristävät seinät, mutta samalla mahdollistaa tilan helppo ja nopea kehittäminen myös tulevaisuudessa.

• Vetäytymistilat – Vetäytymistilojen tulee olla helposti saavutettavissa kaikilla toimiston alueilla, jotta toisia mahdollisesti häiritsevät tai yksityisyyttä edellyttävät toimet voidaan tehdä niitä varten tarkoitetussa ympäristössä. Puhelinkoppeja ja etätapaamisten pitämiseen soveltuvia tiloja on tärkeää sijoitella etenkin hiljaisen työskentelyn alueille, mutta myös ympäri toimistoa, jotta luottamuksellisille puheluille löytyy aina helposti paikka. Keskusteluhuoneet ja keskittymiselle tarkoitetut tilat taas sijoitellaan ryhmätyöalueille ja avoimen työskentelyn tiloihin. Varmista, että erilaisia ja joustavasti käytettäviä vetäytymistiloja on riittävästi.

• Sisustus ja sijoittelu – Määrittele kulkuväylien sijainnit selkeästi ja järkevästi. Ohjaa tilan käyttäjiä kulkemaan tiettyjä väyliä pitkin ja välttämään esimerkiksi keskittymiselle tarkoitettujen työpisteiden ohi kulkemista. Puhelinkoppeihin ja vessoihin on hyvä ohjata selkeillä kylteillä. Sijoita vetäytymistilat siten, että työpisteiltä voi nähdä onko tila vapaana vai varattuna. Kun työympäristö on suunniteltu tehokkaaseen käyttöön ja kulkeminen siellä on mutkatonta, yhteisiin työtiloihin ei synny turhia häiriöitä.

• Kohtaamispaikat – Määritä selkeästi myös kohtaamiselle tarkoitettujen paikkojen tarkoitus. Keskustelulle luodaan oma paikkansa sisustuksella, ja hiljentymiselle omansa. Jos toimistolle halutaan sijoittaa esimerkiksi sohvia tai riippukeinuja palautumista varten, niitä ei kannata asettaa kahvihuoneen äänekkäimpään kohtaan.

• Säännöt – Eri alueiden ja tilojen käyttöä kannattaa ohjata säännöillä. Viesti siis selkeästi tilojen käyttötarkoituksesta, ja opasta käyttäjiä.

• Toimistokartat ja viestintä tilojen käytöstä – Myös erilaisia varausjärjestelmiä voidaan käyttää apuna viestimään eri alueiden käyttöasteesta ja työntekijöiden käytettävissä olemisesta. Jos työntekijä ei halua tulla keskeytetyksi, voidaan tästä viestiä kalenterimerkinnöillä tai yhdessä sovituilla toimintatavoilla. Käyttöön voidaan myös ottaa toimistokarttoja ja alueille asennettavia sensoreita, joiden avulla kartalta voi vilkaista näppärästi onko työskentelyalueella tilaa. Ratkaisu soveltuu etenkin suurien, monikerroksisien toimistotilojen käyttöön, ja vähentää haahuilua ympäriinsä. Vetäytymistilojen tarkoituksena ei ole olla varattavissa etukäteen – vetäytymistilat palvelevat työrauhan säilymistä parhaiten, kun ne ovat saavutettavissa silloin, kun niitä tarvitaan.

• Muista myös lepotilat – Joustavassa työympäristössä aikaa ei tuijoteta liian tiukkaan. Työympäristön on tärkeää kannustaa myös palautumiseen – huilitauko rauhallisessa tilassa parantaa työtehoa enemmän kuin sosiaalisen median selailu työpöydän ääressä. Luo siis tila myös tauoille, jossa työtä ei tarvitse ajatella ja aivot saavat levätä. Esimerkiksi intensiivisen palaverin jälkeen työntekijä voi kaivata tilaa, jossa hengähtää ja palautua hetken ennen seuraavaan toimeen ryhtymistä.