NÄIN PARANNAT TYÖRAUHAA AVOTOIMISTOSSA

  1. Miksi työrauhaan kannattaa panostaa?
  2. Avokonttorista monitilatoimistoksi – Työkaluja työrauhan parantamiseen
  3. Vetäytymistila tuo keskittymisrauhan toimistoon
  4. Vinkkejä työrauhan parantamiseen
  5. Lataa opas: Hyvän työympäristön käsikirja – Opas vetäytymistilojen sijoitteluun

1. Miksi työrauhaan kannattaa panostaa?

Keskeytykset, hälyisä ympäristö ja melu vähentävät työn tehokkuutta. Innostavinkin työ muuttuu epämotivoivaksi, jos keskittymiskyky on jatkuvasti koetuksella.

Ympäristön häiriöt eivät kuitenkaan vaikuta kaikkiin samalla tavalla: yksi pystyy tekemään kirjoitustyötä hälyisän kahvilan tiskillä, toisen ajatus katkeaa pelkästään tuolillaan asentoa vaihtavasta työkaverista. Keskustelu voi keskeyttää työn tekemisen, vaikka aihe olisi itselle vieras tai epäkiinnostava. Ruokailun äänet, karkkipapereiden rapina ja kalusteiden kolistelu toimivat yhtä lailla häiriötekijöinä. Avoimessa työtilassa äänet kulkeutuvat ympäri tilaa ja keskittyminen häiriintyy helposti.

Kun ajatus katkeaa koko ajan, keskeneräiseen tehtävään palaaminen tuntuu vaikealta tai jopa mahdottomalta. Moni ajautuu välttelyn noidankehään: keskeytymisiin turhautunut työntekijä vitkuttelee aloittamista viimeiseen asti ja kykenee paneutumaan työhönsä täysillä vasta kovan paineen alla.

Työympäristö, jossa työrauha saavutetaan vasta äärimmäisessä kiireessä ei ole pidemmän päälle motivoiva eikä kannusta parhaisiin mahdollisiin tuloksiin.

Paluu ajatuskatkoksesta takaisin syvällisen työn pariin voi kestää jopa 15-20 minuuttia, ja kun keskeytyksiä on päivässä useita, tehokasta työaikaa valuu hukkaan hurjia määriä. Erään tutkimuksen mukaan työpäivistä jopa 3-5 tuntia on tehotonta, kun työrauha keskeytyy jatkuvasti.

Työympäristö vaikuttaa ihmisen hyvinvointiin, sillä häly ja melu aiheuttavat elimistöön stressitilan. Stressaantuneena motivoivakin unelmatyöpaikka voi muuttua ahdistavaksi, eikä työhön tarttuminen innosta. Etenkin keskittymistä vaativan tieto- ja asiantuntijatyön tekijät kärsivät, jos avoimesta työympäristöstä ei löydy tarvittaessa keskittymisrauhaa ja hiljaisempia alueita.

Samaan aikaan työtilat, joissa keskustelu ja vuorovaikutus on tehty helpoksi, inspiroivat monia tehokkaaseen työskentelyyn. Erilaisten työtapojen tukeminen on avainasemassa toimivassa työympäristössä: oma paikkansa ja aikansa on tarjolla sekä keskustelulle että intensiiviselle työnteolle.

Avointa työtilaa voidaan parantaa tarjoamalla työrauhaa ja hiljaisia alueita niitä tarvitseville. Kun työympäristö mahdollistaa fokuksen säilyttämisen, työn tekeminen tehostuu ja työntekijät pysyvät motivoituneina.

Erilaiset tarpeet voidaan huomioida jakamalla tila mahdollisuuksien mukaan työskentelyvyöhykkeisiin ja ottamalla käyttöön sääntöjä – näin sekä tietotyöläiset että paljon puhelimessa olevat myyjät voivat viihtyä saman katon alla.

2. Avokonttorista monitilatoimistoksi – Työkaluja työrauhan parantamiseen

Mikä on monitilatoimisto?

Monitilatoimistoksi kutsutaan toimistoa, josta löytyy erilaisia tiloja työntekijöiden erilaisia tarpeita varten.

Toisin kuin avotoimisto, monitilatoimisto tarjoaa käyttäjälleen muutakin kuin avointa tilaa. Hyvin suunniteltu monitilatoimisto parantaa tilatehokkuutta, kannustaa kommunikaatioon ja tarjoaa työntekijöille työrauhaa.

Yhtä oikeanlaista monitilatoimistoa ei ole olemassa, sillä toimiakseen optimaalisesti tilan suunnittelun lähtökohtana tulee olla tilan käyttäjien tarpeet ja toiveet.

Miten monitilatoimiston ominaisuuksia voidaan hyödyntää avokonttorissa?

1. Kartoita tilan käyttäjien tarpeet.
Jos työrauhan puute vaivaa avokonttorin arkea, ensimmäisen askel tilanteen korjaamiseksi on perehtyä työntekijöiden toiveisiin perehtyminen. Keskustelkaa toimistolla avoimesti siitä, mikä työrauhaa eniten häiritsee: ovatko keskittymisvaikeudet jatkuvia vai hetkellisiä, ja millaisia ratkaisuja työntekijät tilanteeseen kaipaisivat.

2. Tuo toimistoon vetäytymistiloja
Vetäytymistilat parantavat nopeasti avokonttorin työrauhaa – vieläpä ilman remonttia. Työtehtävien luonteesta riippuen työrauhaa voidaan kehittää joko tuomalla työtilaan hiljaisia keskittymistiloja tai vaihtoehtoisesti ohjaamalla häiritsevät tai äänekkäät työtehtävät muualle, esimerkiksi puhelinkoppeihin ja neuvotteluhuoneisiin. Vetäytymistilat tuovat avokonttoriin mahdollisuuden valita työpiste tekeillä olevan tehtävän mukaan ja parantavat työrauhaa myös vetäytymistilojen ulkopuolella.

3. Sovi yhteisistä pelisäännöistä
Työpöytien ja alueiden väliset sermit vähentävät melua ja luovat tilaan yksityisyydentuntua. Yhteistä työtilaa voidaan rauhoittaa myös sopimalla pelisäännöistä. Kokeile tepsiikö työrauhan parantamiseen puheluiden ja keskustelujen ohjaaminen tietylle toimiston alueelle tai niille tarkoitettuun vetäytymistilaan? Entä auttaisiko tilanteeseen sääntö siitä, ettei kuulokkeet päässä olevaa työkaveria saa mennä keskeyttämään?

3. Vetäytymistila tuo keskittymisrauhan toimistoon

Vetäytymistila on puhelinkoppi, työtila, neukkari, kirjoitushuone tai lepotila – sinä päätät

Vetäytymistilat ovat näppärä ratkaisu avoimen työtilan työrauhan parantamiseen. Jo yksi vetäytymistila toimistossa vähentää hälyä, kun tila suunnataan suurimpaan tarpeeseen ja sijoitellaan helposti ja nopeasti saavutettavaksi.

Vetäytymistilojen käytölle kannattaa luoda sääntöjä, jotta tilat palvelevat mahdollisimman montaa käyttäjää. Yhteistä puhelinkoppia ei esimerkiksi ole suotavaa varata moneksi tunniksi omaksi kirjoituskomeroksi. Vaikka yksikin vetäytymistila voi tarjota hätäapua työrauhakriisiin, kannattaa tiloja hankkia toimistoon kerralla riittävästi, jotta tilat ovat varmasti joustavasti saatavilla.

Mitä ongelmia vetäytymistila ratkaisee?

Hälyisän työympäristön työrauhaa voidaan parantaa tuomalla tilaan puhelinkoppeja ja neuvottelutiloja, tai vaihtoehtoisesti tarjoamalla työntekijöille työtiloja keskittymistä vaativien työtehtävien tekemiseen. Käyttötarkoitus kannattaakin valita työn luonteen mukaan: vauhdikkaan myyntikonttorin tarpeet ja työtavat eroavat tietotyötä tekevien asiantuntijoiden tarpeista. 

Työskentelytila, neuvotteluhuone ja puhelinkoppi ovat työrauhaa parantavia ratkaisuja. Lepotila taas auttaa työntekijöiden työpäivän aikaisessa palautumisessa: huilitauoille ja palautumiselle on oma paikkansa. Koodauskopiksi, kirjotustilaksi tai editointihuoneeksi kalustettu vetäytymistila auttaa, kun työ sisältää häiriötöntä keskittymistä vaativia tehtäviä.

Myös vetäytymistilan koon avulla voidaan tarjota joustavuutta tilojen käyttöön. Yhden hengen tila pysyy käytössä juuri siihen mihin se on tarkoitettu: esimerkiksi puheluiden puhumiseen. Kahden hengen vetäytymistila soveltuu tarvittaessa sekä puhelutilaksi, palaverihuoneeksi että työskentelytilaksi. Suuri neuvottelutila taas tarjoaa vielä joustavamman ratkaisun, jossa pikapalaverien järjestäminen onnistuu tarpeen tullen vaikka neljän hengen kesken.

Vetäytymistilaa ei kannata hankkia toimistoon miettimättä aluksi mihin tarpeeseen tila lopulta vastaa. Kun työntekijöiden tarpeet ovat tiedossa, vetäytymistilat voivat tarjota helpon, tehokkaan ja viihtyvyyttä lisäävän tavan muovata avokonttoria monitilatoimistomaisemmaksi. 

Vetäytymistilojen ominaisuudet

Vetäytymistilan kolme tärkeintä ominaisuutta ovat:

  • äänieristys
  • ilmanvaihto
  • valaistus.

Työtilan tulee käyttötarkoituksesta riippuen sulkea äänet joko tilan ulko- tai sisäpuolelle. Tehokas työnteko edellyttää hyvää ilmanvaihtoa takaamaan mielen virkeyden sekä tarkoituksenmukaista valaistusta, joka ei esimerkiksi aiheuta heijastuksia tietokoneen näytölle.

Lasiseinäisestä vetäytymistilasta on helppo tarkistaa nopealla vilkaisulla, onko tila vapaana. Tarvittaessa lasiseiniä voidaan kuitenkin teipata, jos työrauhaa halutaan parantaa myös karsimalla visuaalisia ärsykkeitä.

Solo

Yksityisyyttä ja työrauhaa puhelinkeskusteluihin.

Duo

Työrauhaa keskittymistä vaativiin tehtäviin, paritöihin ja videopalavereihin.

Team

Tehokkaasti äänieristetty kokoustila 2-4 osallistujalle.

4. Vinkkejä työrauhan parantamiseen

Säännöt (ja niihin sitoutuminen) takaavat työrauhan

Yhteisesti sovitut pelisäännöt avoimessa toimistotilassa työskentelystä ja vetäytymistilojen käyttämisestä tekevät arjesta selkeämpää ja luovat edellytykset tehokkaalle työnteolle.

Nappaa oheisesta listasta vinkkejä tehokkaan toimiston sääntökirjaan:

  • Jos toimistolla on erillinen hiljainen alue, puhelimet ja muut merkkiäänet pidetään tällä alueella äänettömällä. Hiljaisella alueella ei saa keskustella työkaverin kanssa tai puhua puhelimessa.

  • Puhelut, videoneuvottelut ja pikapalaverit puhutaan puhelinkopeissa tai muulla niille tarkoitetulla alueella. Avoin työalue rauhoittuu, vaikka alueella olisikin sallittua keskustella.

  • Avoimella työskentelyalueella ei pidetä kokouksia tai palavereita – kokoushuoneet, neuvottelukopit tai tarvittaessa taukohuone soveltuvat palaveeraamiseen paremmin kuin yhteinen avoin tila, jossa toiset yrittävät keskittyä työntekoon.

  • Vetäytymistilassa olevaa työntekijää ei saa mennä häiritsemään. Sääntöä voidaan myös laajentaa muille alueille luomalla toimistoon esimerkiksi ”focus zone”, jolla työskentelevää työntekijää ei saa häiritä. Samaa keskeytyssääntöä voidaan soveltaa myös esimerkiksi kuulokkeet päässä työskentelyyn.

  • Vetäytymistilalle voidaan määrittää joustava käyttöaika. Esimerkiksi yli tunnin kestäviä työtehtäviä varten on hyvä siirtyä mahdolliselle hiljaisen työn alueelle tai neuvotteluhuoneeseen. Tehokas tunti tarjoaa useimmiten avun akuuteimpiin tehtäviin keskittymiseen.

  • Sijoita vetäytymistilat mahdollisimman lähelle työpöytiä ja työskentelyalueita, jotta niihin on helppo siirtyä.

  • Vetäytymistilan kalustaminen on auttaa kohdentamaan tila tiettyyn käyttötarkoitukseen ja ohjata työntekijöitä tilan käyttämisessä. Jos vetäytymistila on suunnattu lepotilaksi, sisusta se rennoksi ja ohjaa työntekijöitä käyttämään tilaa juuri tähän tarkoitukseen, ei puhelinkoppina tai työskentelyhuoneena.

Lataa maksuton opas: Hyvän työympäristön käsikirja – Opas vetäytymistilojen sijoitteluun

Työympäristö ei tule kerralla valmiiksi: tarpeet muuttuvat ja toimiston tulee joustaa työntekijöiden toiveiden mukaan.

Vetäytymistilojen avulla nopeatkin muutokset onnistuvat vaivattomasti ja edullisesti, ja toimistoa on helppo kehittää jatkuvasti.

Kokosimme oppaaseen tarvitsemasi tiedot vetäytymistilojen valinnasta ja sijoittelusta. Lataa opas!