HÄLY HÄIRITSEE, KESKITTYMINEN KATKEAA, HERMOSTUTTAA – KUULOSTAAKO TUTULTA?

Kiireellinen kirjoitustehtävä työn alla ja kello tikittää.

Keskittyminen herpaantuu tuon tuosta. Työkavereiden keskustelut ja silmäkulmassa vilahtavat kollegoiden liikkeet katkaisevat ajatuksenjuoksun.

Keskittymisrauhan parantumista odotellessasi siirryt huomaamattasi selaamaan uutissivustoja ja sosiaalista mediaa samalla, kun kuuntelet sivukorvalla vieressäsi etäkokousta pitävän työkaverin puhelua.

Hermostuttaa, eikä tekstiä synny. Edes kuulokkeet ja keskittymismusiikki eivät rauhoita oloa, kun hälinä pääsee pään sisään.

KESKITTYMISEEN TAI KESKUSTELUUN PYHITETYT VETÄYTYMISTILAT TUOVAT TYÖRAUHAN TOIMISTOON JA PARANTAVAT TYÖTEHOKKUUTA

Keho välttyy stressireaktioilta ja keskittymistä on helpompi ylläpitää, mikäli työympäristö tarjoaa puitteet tehokkaalle työnteolle. Nopeasti käyttöönotettavat vetäytymistilat ovat helppo ja kustannustehokas ratkaisu työnteon olosuhteiden parantamiseen.

Silläkin on toki väliä, mihin kohtaan työympäristöä vetäytymistilat sijoitetaan. Parhaimmillaan vetäytymistiloja on ensinnäkin riittävä määrä suhteessa niiden tarpeeseen, ja ne on sijoitettu lähelle työpisteitä. Kun vetäytymistilat ovat nopeasti ja helposti saavutettavissa, niiden käyttäminen on helppoa ja luonteevaa ja ne tulevat varmasti tehokkaaseen käyttöön.

Kun keskittymistä vaativille työtehtäville on tarjolla niiden tekemistä tukeva ympäristö, ja vastaavasti äänenkäyttöä vaativille puheluille ja etätapaamisille omansa, paranee työrauha koko työympäristössä.

VALITSE VETÄYTYMISTILA TILAN KÄYTTÄJIEN TARPEIDEN MUKAAN

Kun kullekin tehtävälle löytyy työympäristöstä sen tekemiseen sopiva paikka, työteko on tehokasta, motivoivaa ja sujuvaa.

Itsenäistä työntekoa edellyttävät työtehtävät vaativat ympäristöltä keskittymisrauhaa. Yhteistyön tekemiseen tarkoitetut tilat puolestaan kannustavat keskustelemaan, ideoimaan ja luomaan uutta – siihenhän se on suunniteltu. Vastaavasti avoimessa työtilassa, jossa tehdään sekä yksilötyötä että kommunikoidaan kollegoiden kanssa ja pidetään mahdollisesti myös etätapaamisia, olosuhteet ovat harvoin optimaaliset intensiivistä keskittymistä vaativaan työntekoon.

Vetäytymistilat ovat helppo ja nopea keino työrauhan parantamiseen. Tilan valinta tulee tehdä tilan käyttäjien tarpeet edellä. Tarpeena voi olla esimerkiksi puheluiden ohjaaminen niille tarkoitettuun vetäytymistilaan, rauhallisen ympäristön tarjoaminen tehokasta yksilötyötä ja etätapaamisia varten tai pieni neukkari pikapalavereiden pitämiseen.

Kaikissa näissä tapauksissa vetäytymistila tarjoaa paitsi puitteet tehokkaalle työnteolle, puhelinkeskusteluille, rauhallisille palavereille tai etätapaamisille, myös mahdollistaa työrauhan parantumisen vetäytymistilan ulkopuolella.

Optimaalisesti työympäristöön sijoitettuna vetäytymistila taipuu monenlaisiin käyttötarkoituksiin. Puhelinkoppi, hiljainen työtila tai keskusteluhuone rauhoittavat yhteistä työtilaa, kun muita työntekijöitä mahdollisesti häiritsevälle toiminnalle on osoittaa niille tehtäville tarkoitetut tilat.

SOLO

Yksilötyöhön: esim. puhelinkoppi tai tila etätaapamisten pitämiseen.

DUO

1-2 henkilön työntekoon: esim. hiljainen työtila, keskusteluhuone tai tila etätapaamisten pitämiseen.

TEAM

1-4 henkilön työntekoon: esim. hiljainen työhuone, neukkari, tila useamman osallistujan etätapaamisia varten tai lepotila.

OIKEIN SIJOITETTU VETÄYTYMISTILA LISÄÄ TYÖMOTIVAATIOTA JA -TEHOKKUUTTA SEKÄ TULOKSELLISUUTTA

Palvellakseen työntekijöiden akuutteja tilatarpeita tulee vetäytymistilat sijoittaa työympäristöön siten, että niihin voi omalta työpisteeltä siirtyä mahdollisimman helposti ja sujuvasti. Parhaimmillaan työntekijä voi esimerkiksi puhelimen soidessa nopealla silmäyksellä tarkistaa, onko vetäytymistila vapaana käytettäväksi. Ja jos puhelinkoppi on lähellä ja vapaana, työntekijä voi siirtyä sinne vastaanottamaan puhelun, eikä muun työympäristön työrauha häiriinny.

Vetäytymistilojen riittävällä määrällä ja niiden tarkoituksenmukaisella sijoittamisella pystytään vähentämään myös ylimääräistä liikkumista ympäri toimitilaa. Käytävillä ja työpisteiden läheisyydessä pyöriminen ja hääriminen luovat osaltaan rauhatonta tunnelmaa. Kun tilat esimerkiksi etätapaamisia puhelinsoittoja varten löytyvät oman työpisteen läheltä, tarve ravata ympäri toimistoa vähenee ja ajankäyttö tehostuu.

Etätapaamiset säästävät useita tunteja tehokasta työaikaa joka viikko, kun esimerkiksi asiakaskäyntejä varten ei välttämättä tarvitse aina matkustaa omalta toimistolta yhtään minnekään. Matkustusajan vapautuessa hyötykäyttöön pystyy hoitamaan useampia tapaamisia – mutta onnstuneiden etätapaamisten edellytyksenä on, että työympäristöstä löytyy niitä tukevat tilat.

JOUSTAVA TYÖELÄMÄ – JOUSTAVAT TYÖTILAT

Avotoimiston ei tarvitse olla kuin meluisa halli, jossa työntekijät istuvat kylki kyljessä kuulokkeet korvillaan. Sekä suuret että pienemmätkin työympäristöt ovat useimmiten jaettavissa erilaisiin vyöhykkeisiin, joilla on omat käyttötarkoituksensa. Tällaisen monitilatoimistomaisen työympäristötoteutuksen onnistumisessa vetäytymistiloilla on keskeinen rooli.

Erilaisia mahdollisia vyöhykkeitä ovat esimerkiksi hiljaisen työnteon alue, ryhmätyöalue ja avotila.

Hiljaiseen yksilötyöhön tarkoitetulla alueella vetäytymistila toimii esimerkiksi puhelinkoppina: puhelimen soidessa (tai pikemminkin korkeintaan väristessä, koska kyseessä on hiljainen alue) työntekijä voi siirtyä puhelinkoppiin ja vastata puheluun siellä. Ryhmätyöalueella tai avoimessa työskentelytilassa vetäytymistila voi toimia esimerkiksi keskusteluhuoneena, jossa pikapalaverit tai etätapaamiset voidaan pitää rauhassa ja muiden työrauhaa häiritsemättä.

Avoimessa työtilassa tai pienessä toimistossa vetäytymistilat voivat toimia rauhallisina, yksilötyöhön keskittymisen mahdollistavina keitaina. Toisaalta yhteinen työskentelyvyöhyke voidaan pitää rauhallisena myös siten, että keskustelut, puhelut ja muut muita häiritsevät, äänekkäät työtehtävät sovitaan hoidettaviksi vetäytymistiloissa.

Äänieristetty, miellyttävästi valaistu ja tehokkaalla ilmanvaihdolla varustettu vetäytymistila soveltuu joustavasti moniin käyttötarkoituksiin – etenkin, mikäli se on vapaasti kalustettavissa käyttötarkoituksen mukaan.

TUE KESKITTYMISTÄ JA YHTEISTYÖTÄ VETÄYTYMISTILOILLA

Tutkimusten mukaan työntekijöiden keskittymisen palautuminen keskeytystä edeltäneelle tasolle vie keskimäärin 15–20 minuuttia. Kun työnteko häiriintyy päivän aikana toistuvasti, kuluu työpäivästä useita tunteja tehokasta työaikaa keskittymisen kanssa kamppailemiseen.

Keskittymiskyky ei parane pakottamalla, vaan rauhoittamalla työympäristöä ja siten tarjoamalla työntekijöille työssä onnistumista tukevat puitteet.

Varustamalla työympäristö riittävällä määrällä äänieristettyjä vetäytymistiloja ja sijoittamalla ne helposti saavutettaville paikoille, koko työympäristön työrauha paranee – niin vetäytymistiloissa kuin niiden ulkopuolellakin.