Haluatko lisätä työn tuottavuutta? Anna aivoille tilaa ajatella

Avokonttorit alkoivat yleistyä vuosituhannen vaihteessa. Pian perässä seurasi keskustelu avotilojen ongelmista. Niistä suurimmaksi, joskaan ei ainoaksi, todettiin meteli ja sen aiheuttamat keskittymisvaikeudet.

Haaste on paitsi häiritsevä, myös kallis. Keskittymisen palautumisen keskeytystä edeltäneelle tasolle on tutkimuksissa todettu kestävän noin 15 minuuttia.

Montako kertaa oma työntekosi keskeytyy tunnissa, päivässä, viikossa, kuukaudessa tai vuodessa? Tuon pohdinnan kautta saa hyvän kuvan siitä, miten paljon tehokasta työaikaa ja sitä kautta tuottavuutta keskeytysten takia menetetään.

Minna Huotilaisen ja Katri Saarikiven kirjassa ”Aivot työssä” todetaan, että työelämää ja -ympäristöjä kannattaisi miettiä metsästäjä-keräilijä -aivojen näkökulmasta. Häiriöihin reagoinnin taustalla ei nimittäin näytä operoivan yhtään sen vähäisempi vaikutin, kuin evoluutio.

Kun esivanhempamme kymmeniä tuhansia vuosia sitten keräsivät ruokaa, heidän alitajuntansa käsitteli jatkuvasti sivusilmällä nähtyjä asioita ja korviin kantautuneita ääniä. Tämä oli välttämätöntä, jotta he saattoivat reagoida vaaran uhatessa.

Nykyisissä työympäristöissä tehtävät ovat kovin erilaisia kuin kivikaudella, mutta sisäänrakennetut suojamekanismimme toimivat edelleen. Esimerkiksi avokonttorissa kuuluvat puheäänet, pirisevät puhelimet tai naapuritoimiston remontoinnista kantautuva melu saavat monen ihmisen aivojen varoitusjärjestelmän aktivoitumaan, jolloin työnteko keskeytyy.

Avokonttorista monitilatoimistoon

Tänä päivänä suuri osa valmistuvista ja uudistettavista toimitiloista on monitilatoimistoja. Niissä avokonttoriympäristöstä tunnistetut haasteet pyritään taklaamaan luomalla toimistoon erilaisia ja eri käyttötarkoituksia varten suunniteltuja työympäristöjä: ryhmätyötiloja tiimeille, hiljaisen työn tiloja itsenäiseen työskentelyyn, neuvottelutiloja sekä riittävästi työpisteitä.

Monitilatoimiston ideana on, että työntekijät valitsevat työpisteensä käsillä olevan tehtävänsä vaatimusten mukaan. Kunkin tilan käyttämistä tukevat selvät pelisäännöt – missä paikassa ja tilanteessa kollegoita saa häiritä ja missä ei, ja mitä muita käyttäytymis- ja toimintanormeja kuhunkin tilaan liittyy.

Esimerkiksi hiljaisten työtilojen saavutettavuuden varmistamiseksi voidaan sopia, että niitä käytetään vain silloin, kun rikkumatonta työrauhaa tarvitaan – ja että tilasta poistuttaessa yli tunniksi omat työvälineet kerätään mukaan ja vapautetaan paikka seuraavalle käyttäjälle.

Avotilan toimivuus edesauttaa hiljaisten tilojen saavutettavuutta

Huolellisesti suunniteltu tilanjako ja yhteisesti sovitut pelisäännöt ovat tärkeässä roolissa toimivassa monitilaympäristössä. Äänenhallinta on kuitenkin vähintään yhtä merkittävä, ellei jopa merkittävin yksittäinen tekijä. Sen on oltava kunnossa kaikissa tiloissa, sillä ilman sitä työrauha voi sortua kuin kaltevalle pinnalle rakennettu korttitalo.

Äänenhallinnan vaikutus korostuu avoimissa työtiloissa. Ja voidaan perustellusti sanoa, että niiden toimivuus ja käytettävyys on keskeistä koko monitilatoimiston toimivuuden kannalta.

Mikäli avoimen ja hiljaisen työtilan työskentelyolosuhteet eroavat toisistaan kuin yö ja päivä, saattaa keskittymisrauhan tarve ajaa ohi sovituista pelisäännöistä, ja hiljaisia tiloja ryhdytään ”varaamaan” henkilökohtaisiksi työpisteiksi. Tämä voi aiheuttaa kitkaa työntekijöiden välille.

Jos taas avotilassa työskentely on miellyttävää, pysyvät hiljaiseen työskentelyyn tarkoitetut tilat ja neuvotteluhuoneet niille tarkoitetussa ja sovitussa käytössä.

Avotilan toimivuutta pystytään helposti tukemaan varustamalla se riittävällä määrällä helposti ja nopeasti saatavilla olevia äänieristettyjä vetäytymistiloja, kuten puhelinkoppeja, pieniä neukkareita ja muita tarvittavia minitiloja.

Tällöin avotilan pelisäännöt lähtevät hahmottumaan kuin itsestään: kun on tarve puhua puhelimeen tai pitää pikapalaveri kollegan kanssa, se tehdään vetäytymistilassa.

Kannattaa myös sopia, että vetäytymistiloja käytetään vain sen aikaa, kun sitä tarvitaan. Silloin ne ovat sujuvasti koko työyhteisön käytettävissä. Yli tunnin yhtäjaksoisesti kestäviä hiljaisia työvaiheita varten voi siirtyä hiljaisen työn tilaan.

Äänieristys ennen kaikkea

Vetäytymistiloja valittaessa ja vertailtaessa eniten painoarvoa kannattaa antaa nimenomaan äänieristykselle.
Se, että toimistohuoneen keskelle pystytetään neljä seinää, ei vielä riitä. Tilan tulee olla myös tehokkaasti äänieristetty edistääkseen avotilan työrauhaa.

Puhelinkoppi ja neukkari ajavat asiansa, mikäli niiden sisällä puhuttu ääni ei kuulu ulos, eivätkä ulkopuoliset äänet sisälle. Minitilan äänieristys on se tekijä, joka ratkaisee, parantaako tilaratkaisu työympäristön äänimaisemaa, käytettävyyttä ja yksityisyyttä vai ei.

Siksi tilaratkaisuja suunniteltaessa kannattaa ottaa asiantuntija aikaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun – ja totta kai myös itse testata vertailtavien minitilojen äänieristys.