MODULE-VETÄYTYMISTILAT PARANSIVAT PIRTE-TYÖTERVEYDEN MONITILATOIMISTON KÄYTTÖMUKAVUUTTA

Pirte on Tampereelta lähtöisin oleva työterveys- ja lääkärikeskus, jonka muodostavat emoyhtiö Tullinkulman Työterveys Oy ja tytäryhtiö Ratinan Terveys Oy. Jo lähes 50 toimintavuotensa aikana Pirte on laajentunut Tampereen kaupungin omistamasta työterveysyhtiöstä koko Pirkanmaan sairaanhoitopiirin työterveyshuollon palveluntarjoajaksi, joka palvelee tytäryhtiönsä kautta myös yksityisiä yrityksiä ja yksityisasiakkaita.

UUDET TOIMITILAT STADIONIN YLÄPUOLELTA

Pirte muutti vuoden 2018 huhtikuussa upouuden Ratinan kauppakeskuksen yläkerroksissa sijaitseviin toimitiloihin. Valo tulvii sisään koko seinän kokoisesta lasiseinästä. Suoraan ikkunan alla avautuu esteetön näkymä Ratinan stadionin urheilukentälle. Ratinan valonheitintornien takana siintää Tampereen kaupunkisilhuetti ja kaunista järvimaisemaa.

Yhteensä 3500 m2 toimitilat Ratinan kahdessa kerroksessa on suunniteltu ennen kaikkea vastaanottotyötä varten – käyhän toimitiloissa 300 työntekijää hoitamassa lähes 50 000 asiakastaan. Asiakkaiden vastaanottohuoneet on sijoitettu alakerran toimitiloihin. Henkilökunnan toimistotiloihin noustaan kookkaat rappuset yläkertaan, jonne asiakkaat eivät pääse. Vihreä kokolattiamatto, vaaleat ja tammiset seinäpinnat sekä valtavat huonekasvit luovat rauhallisen tunnelman. Toimistossa on hiljaista, vaikka paikalla on paljon työntekijöitä.

VETÄYTYMISTILOILLA MONIPUOLISUUTTA MONITILATOIMISTOON

Henkilöstö työskentelee yläkerrassa monitilatoimistossa, joka koostuu yhdestä suuresta tilasta, kahdesta neuvotteluhuoneesta sekä viidestä vetäytymistilasta. Ensimmäiset vetäytymistilat hankittiin vuonna 2022, kun henkilöstöä piti koronan jälkeen saada palaamaan yhä enemmän toimistolle, eikä monitilatoimistossa viihdytty.

– Niin kamala kuin korona olikin, niin se muokkasi työtapoja hyvään suuntaan ja toi uusia työtapoja etätyöskentelyyn. Hybridityössä asiakas saa valita ottaako palvelua etävastaanotolla, chatissa vai ihan livenä, toimitusjohtaja Tiina Surakka kertoo.

Ennen vetäytymistilojen hankintaa monitilatoimisto ei ollut vakuuttanut kaikkia työntekijöitä. Ensimmäisinä vuosina työntekijät saivat valita omat työpisteensä täysin vapaasti. Käytännössä malli koettiin Pirtellä kuitenkin hankalaksi. Parannusta toi ensin tehty monitilatoimiston uudelleenjärjestely.

Työpisteet koottiin nyt yhteen tiimeittäin. Näin IT-osasto sai oman alueensa sekä asiakaspalvelu ja taloustiimi omansa. Tämä helpotti suuresti, kun samaa työtä tekevät pystyivät olemaan toisiaan lähellä ja hoitamaan työn vaatimaa nopeaa vuorovaikutusta omaa työtään keskeyttämättä. Omia työpisteitä ei vieläkään tullut, mutta omalta tuntuva alue tilassa.

Lisäksi hiljaiselle työlle varattiin oma ääntä vaimentavilla verhoilla erotettu alue. Kun työntekijä siirtyy hiljaiselle alueelle, häntä ei sovi mennä häiritsemään. Keskellä monitilatoimistoa oli sohvia ja levähtämisalue, jossa vaihdettiin kuulumisia tai tultiin puhumaan puheluita.

Monitilatoimisto koettiin parannuksista huolimatta kuitenkin yhä hälyiseksi. Puhelun tullessa ihmisiä juoksi toimistossa etsimässä rauhallista soppea eikä jokapäiväisille nopeille palavereille ollut tarpeeksi paikkoja. Asiakkaan tietosuoja on terveydenhuollossa ehdottoman tärkeää, eli palavereja ei voi pitää avoimessa tilassa toimistolla tai etätöissä, jos paikalla on muita ihmisiä. Monelle asiakastyötä tekevälle olikin ongelmallista, jos täytyi ottaa etäpalaveri kesken päivän.

Suurin parannus monitilatoimistoon tuli, kun Pirte tilasi kaksi Module-vetäytymistilaa: neljän hengen Module Team -mallin ja kahden hengen käyttöön suunnitellun Module Duo -mallin. Kumpikin valittiin tammisella ulkoverhoilulla. Ennen hankintaa tehtiin erittäin tarkat vertailut ja lähes kaikki markkinoilla olevat vetäytymistilat käytiin koekäyttämässä. Voittajaksi nousi kaikilla mittareilla Module.

– Kaikkien eri tarjoajien tiloissa käytiin fiilistelemässä tiloja sisällä ja arvioitiin minkälainen tunnelma niissä on. Äänieristystä kokeiltiin huutelemalla lasien läpi toiselle puolelle. Tilan sisäistä akustiikkaa pohdittiin tarkasti, samoin ilmastointia, että miten pitkään jaksaa olla. Valaistusta toki katsottiin, että on valoa tehdä myös paperityötä, toimiston suunnittelusta vastannut Pirten palvelupäällikkö Päivi Järvinen listaa.

– Sitten tietysti katsottiin tilan layoutia ja ulkonäköä. Module oli meistä yksinkertaisesti kaunein ja se sopi täydellisesti toimistomme tammisiin sisäseiniin, Järvinen jatkaa.

VETÄYTYMISTILAT HANKITTIIN LEASING-SOPIMUKSELLA

Module-tilat hankittiin leasing-sopimuksella, eli Pirte maksaa niistä kuukausivuokraa 5 vuoden sopimusjakson ajan. Tämä sopi mainiosti yrityksen periaatteisiin, kun kaikissa Pirten toimitiloissakin ollaan vuokralla.

Module-tilat upposivat toimistoon niin hyvin, että toimitusjohtaja Surakka oli kuulemma kävellyt suoraan juuri saapuneiden vetäytymistilojen ohi Järvisen luokse kysyen:
”Eivätkö ne Modulet tulleetkaan tänään?”

Vuoden käytön jälkeen vetäytymistilat olivat osoittautuneet niin kysytyiksi ja varatuiksi työskentelytiloiksi, että helmikuussa 2023 Pirte tilasi kolme uutta vetäytymistilaa Modulelta, kaksi Duo-tilaa lisää ja yhden puhelinkopin.

Module-vetäytymistiloihin on varausjärjestelmä, jolla varmistetaan, että halutessaan pääsee pitämään etävastaanottoa ja palaveria. Puhelinkoppiin pääsee nopeasti,

– Negatiivista palautetta ei ole tullut vetäytymistiloista, niissä on miellyttävä työskennellä ja ne istuvat tiloihin niin hyvin. Ensi vuonna ilmeisesti hankitaan vielä lisää vetäytymistiloja, palvelupäällikkö Päivi Järvinen kehuu.

Muille monitilatoimistoa suunnitteleville Järvisellä on kokemuksen sanelema ohje:

– Viestini on, että jos harkitsee monityöskentelytilaa, niin suunnittele tila niin, että on tarjolla ainakin jotkin äänieristetyt tilat. Tilojen määrä sitten henkilöstön koon mukaan. Yleensä kaikissa töissä tarvitaan edes hetkellistä omaa rauhaa ja yksityisyyttä.