Avokonttori, koppitoimisto – vai toimitilasmoothie?

Kaikki muuttuu paitsi se, että kaikki muuttuu, sanotaan.

Toimistorakentamisessa elettiin voimakasta muutoksen aikaa vuosituhannen vaihteessa. Siinä missä aiemmin oli vannottu neljän seinän, yhden oven ja yhden, kahden tai joissain tapauksissa jopa kolmen työpöydän nimiin, siirryttiin tuolloin vauhdilla avokonttorien aikakauteen.

Siirtymäprosessin takana oli monia kauniita ajatuksia. Kiinteät väliseinät vaihtuivat sermeihin ja kevyisiin tilanjakajiin, minkä ajateltiin säästävän tilakustannuksia. Työtehtävien puolestaan ajateltiin sujuvan joutuisammin, kun työntekijöiden olisi helppo olla tekemisissä keskenään ja vaihtaa ajatuksia päivänpolttavista tehtävistä.

Käytännön kokemukset osoittautuivat kuitenkin nopeasti päinvastaisiksi – todettiin, ettei avokonttori ole todellakaan ideaalinen työympäristö läheskään kaikille toimistotehtäville. Kaikkein vähiten ne ovat sellainen niissä töissä, joissa tarvitaan keskittymis- ja työrauhaa, mutta joihin liittyy myös äänenkäyttö esimerkiksi puhelinkeskusteluiden muodossa.

Työrauhan puute syö työtehoa ja -viihtyvyyttä

Sydneyn yliopiston taannoinen tutkimus kertoi, että avokonttoreissa työskentelevät ihmiset kokivat nimenomaan metelin kaikkein ärsyttävimmäksi häiriötekijäksi. Useimmiten keskittymistä häiritsee kanssatyöntekijä, joka keskustelee kollegansa kanssa joko kasvotusten tai puhelimessa. Tämä hälinä heikentää työtehoa – työpäivästä voikin kulua jopa puoli tuntia melun aiheuttaman työtehon laskuun.

Kopisevat kengät, pirisevät puhelimet ja yleinen puheensorina häiritsevät keskittymistä ja laittavat työntekijän aivot entistäkin kovemman kuormituksen alle. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan tämä kuormitus ja siitä seuraava uupumus näkyvät aivoissa peräti toiminnallisina muutoksina – muisti heikkenee ja keskittyminen vaikeutuu. Suomessa jo yli neljännes työikäisistä kokee työuupumuksen oireita joissakin vaiheessa, heistä 2-3%:lla oireet ovat vakavia.

Keskittymisvaikeuksista johtuvat uupumusoireet sekä tehokkaasti avotilassa leviävät flunssat ja muut kausittaiset taudit luonnollisesti nostavat sairauspoissaolojen määrää. Säästöt, jotka avokonttorit tilakustannuksissa rakennusvaiheessa tuottavat, haihtuvat nopeasti työtehon alentumisen ja tuottavuuden sekä henkilöstön työhyvinvoinnin laskemisen kautta. Mitä enemmän avokonttoreista on saatu käyttökokemuksia, sitä yleisemmin niitä pidetään jo lähtökohtaisesti ”hirveänä ideana”.

Vetäytymistilat tekevät avokonttorista paremman työympäristön

Avokonttoreissa on siis puutteensa. Niistä ei pidetä eikä niissä tehty työ ole välttämättä niin tehokasta kuin se voisi paremmin onnistumista tukevassa ympäristössä olla. Mutta mikä ratkaisuksi? Poltetaanko sermit takassa, kutsutaan remonttimiehet paikalle pystyttämään kiinteät väliseinät, vietetään pari kuukautta väistötiloissa ja palataan sitten uudenkarheaan, mutta jo 90-luvulta tuttuun ja turvalliseen koppikonttoriin?

No, ihan tähän ei ehkä kannata lähteä. Kannattavampi ja kustannustehokkaampi ratkaisu on tehdä avokonttorista parempi.

Ajatuksessa, että avotilassa yhteistyö on tehokkaampaa kuin kiinteissä ja suljetuissa toimistohuoneissa tehokkaampaa, on pointtinsa. Siksi toimiva ratkaisu onkin heittää avo- ja koppikonttorit tehosekoittimeen ja tehdä niistä smoothie – erilaisia työtiloja erilaisiin työtarpeisiin tarjoava monitilatoimisto.

Tällaisesta nykyaikaisesta toimitilasta löytyy avointa salitilaa tiimityöskentelyyn, yksityisyyttä tarjoavia äänieristettyjä puhelinkoppeja puhelinkeskusteluita varten, sopivankokoisia neuvotteluhuoneita kokouskäyttöön, ja miksei myös rentoja sohvanurkkauksia ideariihiä varten.

Siirreltävät puhelinkoppi- ja neuvotteluhuoneratkaisut ovat kätevä ja edullinen tapa avokonttorin muuntamiseen monitilatoimistoksi. Joustavat, nopeasti asennettavat ratkaisut ovat välittömästi käyttövalmiita eivätkä ne vaadi toimitilan remontoimista. Uusia toimitiloja suunniteltaessa taas muuntojoustavuus kannattaa huomioida heti alusta lähtien, jotta tilat olisivat jatkossakin mahdollisimman sujuvasti mukautettavissa vastaamaan erilaisten toimialojen ja työnkuvien yksilöllisiä vaatimuksia, koska – kuten todettua – vain muutos on pysyvää.