Nyrkkisäännöt sopivan vetäytymistilan valintaan

Pieni puhelinkoppi vai suurempi neuvottelutila?

Oikeankokoisen vetäytymistilan valinta, kalustaminen ja sijoittaminen kannattaa aloittaa määrittämällä tilalle selkeä käyttötarkoitus. Tiedustele alkajaisiksi työntekijöiltä tai muilta tilan käyttäjiltä sitä, mitä haasteita nykyiseen ympäristöön liittyy ja millaisia tilatarpeita heillä on: minkälainen tila tukisi heidän työprosessejaan ja työntekoaan?

Usein yhteisten työtilojen suurimpana ongelmana on työrauhan puute. Jos valtaosa työntekijöistä tekee itsenäistä ajatustyötä avoimessa tilassa, vetäytymistilojen tulee tukea keskustelua ja yhdessä tekemistä. Keskusteluun suunnattu tila vie muiden keskittymistä häiritsevät juttutuokiot vetäytymistilaan ja rauhoittaa siten yhteistä työympäristöä keskittymiselle. Jos yhteisissä tiloissa taas työskennellään pääosin yhdessä, vetäytymistiloja tarvitaan intensiivisen ajatustyön tekemiseen ja yksityisyyttä vaativien puheluiden puhumiseen.

Kooltaan joustava, useamman hengen vetäytymistila voi auttaa ratkaisemaan monta yhteisen tilan käyttöön liittyvää haastetta kerralla. Kahden hengen vetäytymistila voi esimerkiksi tarpeen tullen toimia joko puhelinkoppina, hiljaisena työtilana tai neuvottelutilana.

Kuinka monta tilaa?

Yksi vetäytymistila riittää harvoin palvelemaan suuren käyttäjäjoukon tarvetta. Vetäytymistilojen käyttötarve iskee usein akuutisti. Yhteinen työtila rauhoittuu parhaiten silloin, kun pikainen puhelu tai neuvottelu työkaverin kanssa voidaan siirtää näppärästi pois avoimesta tilasta. Siksi tilojen on oltava saavutettavissa nopeasti ja niitä on oltava riittävästi.

Nyrkkisääntönä tilojen määrään voidaan pitää yhtä puhelinkoppia viittä työntekijää kohden, ja yhtä hiljaista työtilaa tai neuvotteluhuonetta kymmentä työntekijää kohden.

Vetäytymistilojen sopiva määrä vaihtelee tilanteen mukaan, joten tarvetta on aina hyvä kartoittaa tilan käyttäjiltä itseltään.

Minne vetäytymistila kannattaa sijoittaa?

Ympäröivän tilan koko määrittää raamit vetäytymistilojen valinnalle. Mikäli tilan käyttäjillä on erilaisia tarpeita, mutta toimitilaan mahtuu kätevästi vain yksi vetäytymistila, on viisasta valita kooltaan ja käyttötarkoitukseltaan joustava, suurempi vetäytymistila.

Hyvin palveleva vetäytymistila on saavutettavissa helposti. Punnitse sitä, millainen tilan tulisi olla, jotta kulkeminen ja pääsy vetäytymistilaan on kohteessasi sujuvaa. Esimerkiksi puhelutilat kannattaa sijoitella mahdollisimman lähelle työpisteitä, jotta tilaan voidaan siirtyä nopeasti, kun puhelin soi. Aina tilaa ei voida sijoitella lähelle – huolehdi tällöin, että kulkureitit ovat esteettömiä ja vaivattomia käyttää.

Vetäytymistila kannattaa sijoittaa työympäristöön siten, että sen lasiseinien läpi voi helposti nähdä vetäytymistilan olevan varattuna ilman ylimääräistä ohikulkua toimitilassa.