Paranna työrauhaa: Ajanhallinta ja työympäristö kuntoon

Jatkuvista keskeytyksistä on hankala palata takaisin työhön ja häiriöt voivat johtaa prokrastinaatioon eli jatkuvaan asioiden lykkäämiseen. Kun keskittyminen on vaikeaa, tuntuu turhalta edes yrittää. Vitkuttelua työpäivän aikana kutsutaan myös itsensä sabotoimiseksi: työtehtävään tulisi ryhtyä, mutta sen sijaan aikaa kulutetaan notkumalla kahvihuoneessa tai sosiaalisessa mediassa, kunnes onkin jo tulipalokiire saada työt tehdyksi.

Sabotoitko itse omaa työtäsi?

Oman työn sabotoiminen johtaa tutkimusten mukaan helposti noidankehään. Mitä enemmän työntekijä sabotoi omaa työtään, sitä hankalampaa työhön on tarttua seuraavalla kerralla. Tutkijoiden mukaan jokainen keskeytys tai häiriö työssä koetaan ikään kuin todisteena siitä, ”etten pystynyt annettuun tehtävään”.

Jos työ keskeytyy ajatusten harhailuun kymmenen kertaa puolen tunnin aikana, työntekijä pettyy itseensä kymmenen kertaa. Työhön ryhtyminen on varmasti epämotivoivaa, jos oletusarvoisesti edessä on aina pieni pettymys.

Tue keskittymistäsi ajanhallintamenetelmillä

Jos keskittyminen häiriintyy työympäristön ärsykkeiden ja jatkuvien keskeytysten vuoksi, ei itsensä ruoskiminen ole ratkaisu keskittymiskyvyn hallintaan. Monelle meistä aamupäivä on hedelmällisintä aikaa keskittymiselle: aivot ovat virkeänä ja omaan työntekoon on helpompi uppoutua ennen kuin päivä täyttyy kanssakäymisistä muiden kanssa. Avain keskittymiskyvyn parantamiseen onkin aluksi löytää ne tekniikat ja aikataulut, jotka sopivat itse kunkin omaan luonnolliseen rytmiin.

Erään teorian mukaan päivälle kannattaa aina valita vain yksi tärkein tehtävä, ja hoitaa tämä heti aamulla. “Eat the frog” -teoria perustuu aikaansaamisen tunteeseen: kun heti aamulla syö sammakon, mikä on pahinta mitä enää voi tapahtua? Tämä auttaa myös hahmottamaan mitkä tehtävät työlistalla ovat aidosti tärkeitä ja mihin tehokkaimmat tunnit kannattaa satsata.

”Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

– Mark Twain

Toinen helppo taktiikka on pyrkiä aikatauluttamaan samankaltaiset tehtävät samaan putkeen tehtäviksi. Kalenterista voi esimerkiksi varata etukäteen kokonaisia päiviä yksilötyölle ja keskittymiselle, tai pyrkiä sopimaan palaverit tietyille päiville tai esimerkiksi aina iltapäiville.

Tärkeintä on löytää työviikosta selkeitä tekemiseen dedikoituja päiviä ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan itse karsimaan häiriötekijöitä näistä päivistä. Ajan jakaminen tällaisiin Maker vs. Manager -päiviin auttaa, jos yksilötyölle ei meinaa löytyä aikaa.

Viestintä ja vetäytymistilat auttavat rajojen vetämisessä

Keskustelu on yksi yleisin häiriötekijä avoimessa työtilassa. Samaan aikaan kommunikaatio on kuitenkin avain työrauhan saavuttamiseen.

Työtilan pelisäännöt ja avoin viestiminen omista aikatauluista vähentävät turhia keskeytyksiä. Viestinnälle kannattaa luoda sääntöjä, sillä esimerkiksi keskustelunaloituksia kannattaa avoimessa tilassa harkita hieman tarkemmin. Monessa toimistossa vetäytymistilassa työskentelijää ei saa keskeyttää, eikä työntekijää joka käyttää kuulokkeita. Myös kalenterinäkymän jakaminen työyhteisön kesken ja avoimen työrauhatoiveen esittäminen auttavat vähentämään ylimääräisiä keskeytyksiä.

Täysin avoin työskentelytila täyttää harvoin kaikkien tarpeita. Avoimeen tilaan tulisikin luoda mahdollisuuksien mukaan erilaisia vyöhykkeitä ja jakaa tilaa sermien ja vetäytymistilojen avulla. Jotta työrauha voidaan tarvittaessa saavuttaa, tulee saavutettavissa olla omaa rauhaa, hiljaisuutta ja visuaalisesti rauhallisia tiloja.

Toimitilaa ei välttämättä tarvitse remontoida työrauhan vuoksi – vetäytymistiloilla hälyisäkin toimisto rauhoittuu nopeasti. Tarpeesta riippuen vetäytymistila voidaan suunnata joko hiljaiseen työhön tai keskustelutilaksi. Niin tai näin, työtila rauhoittuu, kun erilaisille töille on omat alueensa.