Säästä aikaa etätapaamisilla – Vetäytymistilassa viestit tehokkaasti

Palaveri kalenterissa kello 11.

Viimeistelet edellisen tehtäväsi kello 10.50. Avaat pian alkavan palaverin agendan näytölle ja silmäilet materiaalit läpi, keität kahvit, ja klikkaat kameran auki kellon lyödessä 11. Kun palaveri tunnin päästä päättyy, vapaudut siltä istumalta seuraavan työtehtävän pariin.

Vaihtoehtoisessa todellisuudessa ehdit juuri lukea aamun sähköpostit, kun on aika lähteä ajelemaan kohti kello 11 alkavaa tapaamista. Aamupäivän ruuhkassa mateluun ja pysäköintipaikan etsintään kuluu aikaa reilu tunti. Valmistautuminen palaveriin jää auton ratissa vähiin. Kokous päättyy kello 12, ja ajelet reilussa puolessa tunnissa takaisin toimistolle.

Kumpi vaihtoehdoista kuulostaa tehokkaammalta ajankäytöltä?

Tunnin palaveri kestää todella tunnin vain silloin, kun tapaaminen järjestetään etänä.

2020-luvulla tavataan kameran välityksellä

Tapaamisesta toiseen siirtymisiin voi kuin huomaamatta kulua kymmeniä tunteja kuukaudessa, vaikka kokouksia olisi viikoittain vain muutamia. Matkoihin kuluva aika on nykytiedon valossa melkoista ajanhukkaa, kun teknologia mahdollistaa sujuvat tapaamiset toimistolta poistumatta.

Etätapaamiset kestävät keskimäärin lyhyemmän aikaa kuin kasvotusten pidettävät palaverit. Matkustamisen vähenemisen lisäksi ajankäyttö tehostuu, sillä työntekijät ovat keskittyneempiä: tutkimuksen mukaan videoyhteyksillä pidettävissä palavereissa työntekijät keskittyvät paremmin yhteen aiheeseen kerrallaan, eli multitaskaavat vähemmän.

Esimerkiksi myyntityötä tekevä henkilö voi toimivassa etäpalaveriympäristössä tavata päivän aikana tuplasti enemmän potentiaalisia asiakkaita, kuin siirtyessään fyysisesti paikasta toiseen neuvotteluja varten. Yritysten välinen yhteistyö helpottuu, ja kumppaniksi tai palveluntarjoajaksi voidaan jatkossa valita yrityksiä, jotka palvelevat tarpeita parhaiten – riippumatta siitä, missä firman konttori sijaitsee.

Etätapaamisia varten kehitetty teknologia auttaa sujuvoittamaan tapaamiskulttuuria myös oman yrityksen sisällä. Yhteistyötä, kuten suunnittelua tai asiakirjojen muokkaamista voidaan tehdä sujuvasti yhdessä etäyhteyksillä. Yhteisten töiden muokkaaminen onnistuu jopa perinteistä palaveria tehokkaammin, kun kaikki osallistujat näkevät saman materiaalin omalta näyttöpäätteeltä, ja muutoksia voidaan tehdä reaaliajassa.

Missä etätavataan?

Työntekijöitä voidaan ohjata kohti uudenlaisia kokoustamisen käytäntöjä esimerkiksi työympäristön muutoksilla.

Optimaalinen etäpalaveriympäristö on paljon muutakin kuin nettiyhteys.

Etäpalaveri on henkilökohtaisempi tapa tavata toinen kuin puhelinsoitto. Hyvillä verkkoyhteyksillä ja kameranvälityksellä tapahtuva etätapaaminen on aito kohtaaminen.

Huonossa valaistuksessa kotisohvalla pidetty etäkokous eroaa kuitenkin laadultaan melkoisesti etäpalavereja varten optimoidussa tilassa pidetystä tapaamisesta. Avoimessa työtilassa etäpalaverin pitäminen omalta työpisteeltä puolestaan häiritsee muita työntekijöitä, eivätkä etätapaamispuitteet ole myöskään yksityiset ja rauhalliset. Toisaalta esimerkiksi kokonaisen ison neuvotteluhuoneen varaaminen yhdelle henkilölle etätapaamista varten ei ole tehokasta tilankäyttöä.

Vaikka osa viikosta kuluisi etätöissä kotitoimistolla, modernin työympäristön tulee tarjota olosuhteet etätapaamisten järjestämiseen niihin soveltuvassa ympäristössä. Koko työympäristön keskittymisrauha paranee, kun etätapaamiset voidaan järjestää niille tarkoitetuissa tiloissa.

Vetäytymistilat tarjoavat oikein mitoitetun ratkaisun etätapaamisiin.

Vetäytymistilat mahdollistavat laadukkaat etätapaamiset

Etätapaaminen vetäytymistilassa säästää paitsi työntekijöiden aikaa, myös hermoja. Vetäytymistilat tukevat koko työyhteisön työrauhaa ja -tehokkuutta, kun etätapaamisille on osoitettu omat rauhalliset ja yksityiset tilat.

Laadukas vetäytymistila on äänieristetty siten, ettei ääni kantaudu tilasta ulos – eikä ulkopuolelta sisälle. Huolellisesti suunniteltu akustiikka ja toimivat verkkoyhteydet luovat puitteet onnistuneille etätapaamisille.

Vetäytymistilan valaistuksen tulee olla suunnattu siten, etteivät valot aiheuta häiritseviä heijastuksia näyttöpäätteille. Pehmeä valaistus on eduksi myös etätapaamisissa. Lasiseinät tekevät tilasta avarantuntuisen ja tuovat tilaan pehmeää valoa myös vetäytymistilan ulkopuolelta.

Etätapaamiset onnistuvat näppärästi hälyisässäkin toimistossa äänieristetyn vetäytymistilan sisällä. Rauhallinen ympäristö tarjoaa mahdollisuuden täysipainoiseen keskittymiseen ja onnistuneeseen etätapaamiseen: hiljainen työtila kannustaa avoimeen viestintään ja tehokkuuteen sekä minimoi keskittymisen herpaantumisen muihin työtehtäviin tai ympäristön häiriöihin.